Komunikacja elektroniczna w trakcie budowy

1. Portal e-Budownictwo udostępnia wnioski, które można wypełnić i przesłać drogą elektroniczną we wszystkich procedurach budowlanych – w tym również tych, które są niezbędne w trakcie budowy. Co do zasady wypełnia je inwestor, ale w praktyce często pomaga mu w tym kierownik budowy.  System jest intuicyjny, jednak dostępna jest również szczegółowa instrukcja jego obsługi, która znajduje się tutaj.  Wśród tych wniosków znajdują się np.:

• Zawiadomienie o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych (PB-12)
• Wniosek o wyłączenie niektórych obowiązków kierownika budowy (PB-13)
• Wniosek o wejście na sąsiadujący teren (PB-14)
• Zawiadomienie o zakończeniu budowy (PB-16)
• Zawiadomienie o zakończeniu budowy domu jednorodzinnego (PB-16a)
• Wniosek o pozwolenie na użytkowanie (PB-17)
• Wniosek o pozwolenie na użytkowanie – przed zakończeniem budowy (PB-17a)

2. Niemal wszystkie dokumenty będące załącznikami do wniosków w trakcie budowy można dołączyć w postaci ich kopii (np. oświadczenia kierownika budowy: o zgodności wykonania obiektu budowlanego z projektem budowlanym, czy o doprowadzeniu do należytego stanu i porządku terenu budowy, jak również dokumentację geodezyjną, protokoły badań i sprawdzeń, zaświadczenia o wpisie na listę członków właściwej izby samorządu zawodowego, decyzji o nadaniu uprawnień budowlanych w odpowiedniej specjalności, oświadczenia projektanta i sprawdzającego o sporządzeniu PT, itd.). Wszystkie takie dokumenty mogą być dołączone w postaci np. skanów lub zdjęć. Wyjątek stanowią następujące załączniki, które muszą być oryginalne (jeśli występują w danym wniosku):

• dziennik budowy,
• projekt techniczny,
• pełnomocnictwo,
• oświadczenia o braku sprzeciwu lub uwag ze strony organów wymienionych w art. 56 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

3. Załączniki w postaci elektronicznej elektroniczne, których obowiązkową postacią jest oryginał, powinny być opatrzone podpisem elektronicznym: kwalifikowany, zaufanym, lub osobistym z e-dowodu.

a) w przypadku pełnomocnictw:

• pełnomocnik profesjonalny (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy, doradca podatkowy) może wykonać odpis pełnomocnictwa w formie elektronicznej i uwierzytelnić go podpisem elektronicznym,
• natomiast pełnomocnik zwykły powinien przesłać oryginał pełnomocnictwa w formie dokumentu elektronicznego, papierowego lub potwierdzoną przez notariusza kopię.

b) w celu wykonania obowiązku załączenia oryginału załącznika, który jest podpisany przez inne podmioty niż osoba składająca wniosek (np. projekt techniczny, czy dziennik budowy), można rozważyć skorzystanie z jednej z przykładowych opcji:

• uzyskać dokument w postaci elektronicznej, np. PT podpisany podpisem elektronicznym przez projektanta i sprawdzającego (jeśli występuje),
• w przypadku posiadania dokumentu w postaci papierowej (np. dziennika budowy), dokonać jego elektronicznego odpisu z poświadczeniem zgodności z dokumentem przez notariusza (art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie).
  Biorąc jednak pod uwagę, że notarialne poświadczanie za zgodność z oryginałem dziennika budowy papierowego będzie kłopotliwe, w większości przypadków prostsze będzie dostarczenie oryginału dziennika budowy do organu nadzoru budowlanego. Istotna zmiana w tym zakresie nastąpiła po uruchomieniu systemu EDB (elektroniczny dziennik budowy), co nastąpiło od 27 stycznia 2023 r.  

4. Jeżeli w sprawie występuje kilku inwestorów, to podobnie jak w przypadku projektantów podpisujących projekt budowlany – kolejno każdy inwestor może złożyć elektroniczny podpis i przekazać dokument do kolejnego inwestora do podpisu. Na końcu jeden z nich prześle podpisany elektronicznie dokument wraz z kopiami załączników na skrzynkę podawczą urzędu.