Składanie wniosków w postaci elektronicznej

1.  Wniosek najwygodniej przygotować w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem portalu e-Budownictwo. Znajdują się tam wszystkie obowiązujące w budownictwie druki pism i wniosków, w tym druk oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane. System jest intuicyjny, ale dostępna jest również szczegółowa instrukcja jego obsługi, która znajduje się tutaj.

W efekcie nawet inwestor, nazwijmy go Jan Nowak – niebędący specjalistą od procedur budowlanych, jest w stanie samodzielnie przygotować i złożyć dowolny wniosek. Oczywiście zamiast osobistego zaangażowania może te czynności powierzyć pełnomocnikowi – profesjonalnemu (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy, doradca podatkowy) lub projektantowi, któremu zlecił opracowanie projektu budowlanego. 

2. Od 1 lipca 2021 r. niemal wszystkie dokumenty będące załącznikami do wniosku o pozwolenie na budowę można dołączyć w postaci ich kopii. Wyjątek od tej reguły stanowią następujące załączniki, które muszą być oryginalne:

• projekt (przy czym załączone do niego dokumenty mogą być kopiami),
• oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
• pełnomocnictwo (jeśli występuje),
• załącznik graficzny (jeśli występuje) określający przewidywany teren, na którym będzie realizowane przedsięwzięcie, oraz przewidywany obszar, na który będzie oddziaływać przedsięwzięcie w przypadku zamierzenia budowlanego, poprzedzonego decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach wydaną w postępowaniu wymagającym udziału społeczeństwa.

3. Podpisy pod załącznikami do wniosku.

3.1. Załączniki w postaci elektronicznej wystawione przez Jana Nowaka, których obowiązkową postacią jest oryginał, powinny być opatrzone jego podpisem elektronicznym: kwalifikowanym, zaufanym, lub osobistym z e-dowodu.

3.2. W przypadku pełnomocnictw wystawionych przez Jana Nowaka:

• jego pełnomocnik profesjonalny (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy, doradca podatkowy) może sam wykonać odpis pełnomocnictwa w formie elektronicznej i uwierzytelnić go swoim podpisem elektronicznym,
• natomiast jego pełnomocnik zwykły (projektant) powinien przesłać podpisany przez Jana Nowaka oryginał pełnomocnictwa w formie dokumentu elektronicznego, papierowego lub potwierdzoną przez notariusza kopię.

3.3. W celu wykonania obowiązku załączenia oryginału załącznika w postaci elektronicznej, który jest podpisany przez inne podmioty niż Jan Nowak, można rozważyć skorzystanie z jednej z przykładowych opcji:

• postarać się uzyskać dokument w postaci elektronicznej, wraz z podpisem elektronicznym podmiotu, który wystawił dokument. W przypadku projektu budowlanego taki warunek spełnia podpis elektroniczny projektanta (projektantów i sprawdzających – jeśli występują) na pliku projektu, lub
• w przypadku posiadania dokumentu w postaci papierowej, dokonać jego elektronicznego odpisu z poświadczeniem zgodności z dokumentem przez notariusza (art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie), lub
• w przypadku postaci papierowej dokumentu wydanego przez podmiot publiczny, której inwestor nie może uzyskać utrwalonego w postaci elektronicznej – inwestor może uwierzytelnić go osobiście, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego (art. 220 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego). W takim jednak przypadku organowi administracji publicznej przysługuje prawo żądania przedłożenia oryginału dokumentu jeśli miałby wątpliwości co do jego autentyczności lub jeżeli byłoby to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.

4. W przypadku oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane – Jan Nowak sporządza je zgodnie ze wzorem również dostępnym w portalu e-Budownictwo i zapisuje do pliku, np. o nazwie oswiadczenie.pdf, a następnie opatruje swoim podpisem elektronicznym. Tak przygotowane oświadczenie musi zostać potraktowane przez urząd jak oryginał.