Przygotowanie wniosku i załączników
1. Wniosek najwygodniej przygotować w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem portalu e-Budownictwo. Znajdują się tam wszystkie obowiązujące w budownictwie druki pism i wniosków, w tym druk oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane.
W efekcie nawet inwestor, nazwijmy go Jan Nowak – niebędący specjalistą od procedur budowlanych, jest w stanie samodzielnie przygotować i złożyć dowolny wniosek. Oczywiście zamiast osobistego zaangażowania może te czynności powierzyć pełnomocnikowi – profesjonalnemu (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy, doradca podatkowy) lub projektantowi, któremu zlecił opracowanie projektu budowlanego.
2. Od 1 lipca 2021 r. niemal wszystkie dokumenty będące załącznikami do wniosku o pozwolenie na budowę można dołączyć w postaci ich kopii. Wyjątek od tej reguły stanowią następujące załączniki, które muszą być oryginalne:
- projekt (przy czym załączone do niego dokumenty mogą być kopiami),
- oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
- pełnomocnictwo (jeśli występuje),
- załącznik graficzny (jeśli występuje) określający przewidywany teren, na którym będzie realizowane przedsięwzięcie, oraz przewidywany obszar, na który będzie oddziaływać przedsięwzięcie w przypadku zamierzenia budowlanego, poprzedzonego decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach wydaną w postępowaniu wymagającym udziału społeczeństwa.
3. Podpisy pod załącznikami do wniosku.
3.1. Załączniki w postaci elektronicznej wystawione przez Jana Nowaka, których obowiązkową postacią jest oryginał, powinny być opatrzone jego podpisem elektronicznym: kwalifikowanym, zaufanym, lub osobistym z e-dowodu.
3.2. W przypadku pełnomocnictw wystawionych przez Jana Nowaka:
- jego pełnomocnik profesjonalny (radca prawny, adwokat, rzecznik patentowy, doradca podatkowy) może sam wykonać odpis pełnomocnictwa w formie elektronicznej i uwierzytelnić go swoim podpisem elektronicznym,
- natomiast jego pełnomocnik zwykły (projektant) powinien przesłać podpisany przez Jana Nowaka oryginał pełnomocnictwa w formie dokumentu elektronicznego, papierowego lub potwierdzoną przez notariusza kopię.
3.3. W celu wykonania obowiązku załączenia oryginału załącznika w postaci elektronicznej, który jest podpisany przez inne podmioty niż Jan Nowak, można rozważyć skorzystanie z jednej z przykładowych opcji:
- postarać się uzyskać dokument w postaci elektronicznej, wraz z podpisem elektronicznym podmiotu, który wystawił dokument. W przypadku projektu budowlanego taki warunek spełnia podpis elektroniczny projektanta (projektantów i sprawdzających – jeśli występują) na pliku projektu, lub
- w przypadku posiadania dokumentu w postaci papierowej, dokonać jego elektronicznego odpisu z poświadczeniem zgodności z dokumentem przez notariusza (art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie), lub
- w przypadku postaci papierowej dokumentu wydanego przez podmiot publiczny, której inwestor nie może uzyskać utrwalonego w postaci elektronicznej – inwestor może uwierzytelnić go osobiście, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego (art. 220 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego). W takim jednak przypadku organowi administracji publicznej przysługuje prawo żądania przedłożenia oryginału dokumentu jeśli miałby wątpliwości co do jego autentyczności lub jeżeli byłoby to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.
4. W przypadku oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane – Jan Nowak sporządza je zgodnie ze wzorem również dostępnym w portalu e-Budownictwo i zapisuje do pliku, np. o nazwie oswiadczenie.pdf, a następnie opatruje swoim podpisem elektronicznym. Tak przygotowane oświadczenie musi zostać potraktowane przez urząd jak oryginał.
Jako ciekawostkę dodajmy jednak, że teoretycznie Jan Nowak mógłby zrezygnować podpisu elektronicznego pod tym oświadczeniem, w zamian za uznanie za wystarczający jego podpis zaufany, jakim opatruje podanie w trakcie wysyłki plików dokumentów przez ePUAP, jednak pojawiają się rozbieżności interpretacji przepisów w tej kwestii. Otóż niektóre urzędy twierdzą, że każdy załącznik przesyłany za pośrednictwem ePUAP, w tym również wniosek Jana Nowaka będący załącznikiem do formularza wypełnianego na platformie ePUAP, należy podpisać oddzielnie jego podpisem elektronicznym. Ich zdaniem użycie podpisu zaufanego w trakcie procedury wysyłania podania przez platformę obejmuje tylko krótką wiadomość zamieszczoną w formularzu (podanie), a nie załączniki do niego.
Z kolei Ministerstwo Cyfryzacji twierdzi, że to jest nieprawidłowa praktyka tych urzędów, a użyty na platformie podpis elektroniczny obejmuje całość korespondencji, w tym załączniki. Taką samą informację możemy uzyskać w pliku pomocy umieszczonym na platformie ePUAP: klik (str. 17).
5. Jeżeli w danej sprawie obok Jana Nowaka występuje kilku innych inwestorów, to podobnie jak w przypadku projektantów podpisujących projekt budowlany – kolejno każdy inwestor może złożyć swój elektroniczny podpis i przekazać dokument do podpisu dla kolejnego inwestora. Na końcu jeden z nich prześle podpisany elektronicznie dokument na skrzynkę podawczą urzędu.
Wysyłamy wniosek z załącznikami
1. Od dnia 10 sierpnia 2022 r. wniosek o pozwolenie na budowę (jak i szereg innych wniosków w procedurach budowlanych) w formie dokumentu elektronicznego składa się wyłącznie za pośrednictwem portalu e-Budownictwo.
2. Podsumowując poprzednie kroki, Jan Nowak powinien dysponować minimum następującymi plikami:
- wniosek.pdf – który teoretycznie nie musi być opatrzony podpisem elektronicznymi Jana Nowaka (o ile inwestor jest jeden), gdyż podpis zaufany pod tym dokumentem zostanie zrealizowany w trakcie wysyłki dokumentów przez ePUAP, jednak istnieją rozbieżności interpretacji przepisów w tej kwestii,
- oswiadczenie.pdf – j.w.
- PZT_PAB_ZL_2022.12.15.pdf – który musi być opatrzony podpisami projektantów.
W zależności od konkretnego przypadku do wymienionej listy należałoby dodać inne załączniki np. inne pliki projektu, kopię decyzji WZ, czy oryginał pełnomocnictwa. Nazwa prawie każdego z nich może być dowolna – z wyłączeniem pliku projektu budowlanego, który musi mieć nazwę ściśle określoną w załączniku do rozporządzenia.
3. Przed przesłaniem plików na skrzynkę podawczą urzędu należy zalogować się do ePUAP.
4. Po zalogowaniu się w ePUAP można wniosek podpisać i wysłać wraz z załącznikami.
5. Jeśli w przygotowanym wniosku Jan Nowak (lub jego pełnomocnik) zaznaczył odpowiednią opcję i wskazał adres skrzynki ePUAP, to dalsza część korespondencji z urzędem będzie również odbywała się drogą elektroniczną. Aby ustalić adres własnej skrzynki ePUAP, który podajemy we wniosku, należy zalogować się na stronie epuap.gov.pl , a następnie wybrać:
Moja skrzynka→ Operacje → znak + (aby rozwinąć menu) → Informacje szczegółowe, w tym miejscu na końcu listy znajduje się adres naszej skrzynki.
Jeżeli jednak Jan Nowak nie wyrazi zgody na komunikację elektroniczną, to pismo organ doręczy mu poprzez operatora w postaci papierowej, ale projekt powinien być w takiej sytuacji dołączony na nośniku cyfrowym (np. płyta CD) i opatrzony podpisem elektronicznym organu.
Odpowiedź na szereg bardziej szczegółowych pytań można znaleźć tutaj.